Аренда мебели для мероприятий: 6 важных советов

Свадьба, конференция, презентация, любое выездное мероприятие – все эти события требуют использования качественной, крепкой, функциональной и эстетичной мебели. Хорошо, если арендуемый зал уже располагает подходящим набором стульев, столов, кресел и прочих элементов, но такая удача бывает далеко не всегда. Мебель может не подходить по стилю и количеству. И тогда приходится искать, выбирать, покупать… Стоп! Прежде, чем потратить круглую сумму, подумайте об аренде мебели для мероприятий. Это проще, быстрее и дешевле. О том, как это все работает, и какие нюансы стоит учитывать, расскажем дальше.

Когда требуется аренда мебели?

Раз вы попали на эту страницу, то точно знаете, что и для чего вам нужно, но, чтобы вы представляли, где может понадобиться взятая в аренду мебель, предлагаем перечень основных сфер ее использования:

• свадьбы, корпоративы и прочие мероприятия;
• выставки, конференции, презентации, мастер-классы;
• фотосессии, съемки видео и клипов.

Плюсы и минусы

Аренда мебели – это настоящие достижение современного времени, и чтобы вы поняли, что мы не преувеличиваем, вот лишь краткий список основных преимуществ данного решения:

• каждое мероприятие можно оформить в желаемом стиле, подобрав наиболее подходящую по дизайну, качеству и функционалу мебель. Атмосфера события становится уникальной. Если вы когда-то были на свадьбе, где использовались самые простые офисные стулья, вы точно понимаете, о чем идет речь;
• экономия средств. Нет необходимости закупать дорогую мебель и потом думать, что с ней делать. Ивент-агенства нередко организовывают мероприятия, требующие соблюдения определенного стиля, потому характерной мебели на всех не напасешься;
• арендодатель следит за чистотой и рабочим состоянием мебели, потому не надо задумываться о регулярном уходе, а некоторые вещи его требуют;
• арендодатель сам хранит мебель. Даже если вам регулярно понадобится сотня одних и тех же стульев, вам придется искать помещение, где их хранить. Зачастую это лишние хлопоты и траты, потому проще взять стулья в аренду;
• в аренду возможно взять практически любую мебель – разнообразие вас удивит, потому можно смело планировать мероприятие в выбранном стиле. Грубо говоря, вы сможете отыскать как простейшие пластиковые столы и стулья, так и элитную мебель из массива дуба – все, что душа пожелает и позволит бюджет.

Теперь о минусах. Самый существенный – это, пожалуй, тот, что желаемая мебель в необходимый день может оказаться занята, поэтому эксклюзивные варианты лучше бронировать заранее, а более простым элементам всегда можно найти достойную замену, так как рынок аренды мебели очень широкий.

Чтобы не попасться на мошенников, лучше иметь дело с проверенными сервисами проката, имеющими положительные отзывы. Прекрасная альтернатива – сайты-посредники, которые гарантируют безопасность сделки для обеих сторон. Один из таких сервисов упомянут выше.

Какой должна быть мебель для мероприятий?

Если вы не новичок в сфере организации и проведения различных мероприятий, то точно должны знать, какой должна быть мебель. Впрочем, бывает, что даже опытные люди ошибаются с выбором. Так все же, каким требованиям должна отвечать мебель для мероприятий? И тут, кстати, без разницы, будет она арендованной или купленной навсегда.

1. Приличный внешний вид. Сейчас говорим не о стиле, хотя и он важен. Праздники, презентации, конференции – это события повышенной ответственности, которые требуют, чтобы все было идеальным. Любая мелочь способна испортить впечатление или вызвать недоверие, а мебель – это отнюдь не мелочь. Так что никаких явных дефектов в виде царапин, заусенец, потертостей, порванной ткани, торчащих пружин и т.д. быть не должно.
2. Соответствие событию. Вот тут речь именно о дизайне. Для семинаров и конференций выбирают простую, минималистичную, но максимально удобную мебель. Главное в этом случае – это функционал, она не должна перетягивать на себя внимание. Мебель для выставок и презентаций может быть как сдержанной и достаточно простой, так и выполненной в цветовой схеме компании. Если же речь идет о торжественном событии, то тут возможен тысяча и один вариант. Свадьба в стиле прованс – это светлая деревянная мебель с эффектом состаривания. Детский день рождения – незамысловатые по дизайну, но достаточно яркие, удобные и безопасные стульчики. Тематическая фотосессия – оригинальная мебель, подчеркивающая настроение.
3. Функциональность. Если участникам мероприятия предстоит просидеть чуть ли не весь день, то стулья должны быть просто до неприличия удобными. Если это семинар или конференция, предполагающие, что гости будут делать записи или пользоваться нетбуками, то стулья должны быть снабжены откидными столиками. Если это банкет, то удобными должны быть не только стулья, но и стол. Не забудьте правильно подобрать их по высоте.
4. Соответствие условиям. Мероприятия на открытом воздухе – это красиво, но рискованно, так как дождь может взяться буквально из ниоткуда. Если не предусмотрен навес, то лучше взять максимально устойчивую к влаге мебель. Лучше всего в этом случае подойдут пластиковые изделия. Пластиковая мебель – это не всегда простенько и дешево на вид. Можно найти очень интересные по дизайну изделия, которые не разочаруют вас и в плане качества. В ряде случаев хорошо смотрятся прозрачные изделия.

Выбираем стулья для мероприятия

Стулья должны отвечать всем перечисленным выше требованиям. Гости практически любого мероприятия уж точно будут сидеть, и скорее всего немало, потому особенно важно, чтобы стулья были удобными и функциональными, имели спинку, были в меру мягкими и, конечно же, красивыми, ведь стульев будет много, и они будут очень сильно влиять на эстетику всего мероприятия.

Очень желательно, чтобы стулья могли укладываться в штабеля. Тогда их пирамидками можно будет поставить в углу помещения при необходимости освободить больше пространства. Альтернатива – складной механизм, но он должен быть очень простым. Последний вариант отлично подойдет для событий на открытом воздухе. Чтобы лучше знать, что стоит учесть при выборе уличной мебели, читайте нашу предыдущую статью.

Чем более прочными будут стулья, тем целее они останутся после события. Арендодателю надо будет вернуть всю мебель в целости и сохранности, потому высокие эксплуатационные качества пойдут на пользу всем.

В приоритете всегда остаются более легкие стулья, чтобы все гости смогли сдвинуть их с места. Для длительных мероприятий выбирают стулья со спинкой и мягкой обивкой, причем спинка должна иметь небольшой угол наклона, примерно 5-8 градусов.

Подлокотники делают стул комфортнее и солиднее, но увеличивают его габариты, и для размещения того же количества гостей понадобится больше места. Обдумайте этот момент заранее.

О том, какой материал, цвет и дизайн выбрать, рассказывать не будем. Все возможные варианты перечислить невозможно – вам надо отталкиваться от особенностей мероприятия и его стилистики.

Выбираем стол для мероприятия

Столы – второй важный после стульев атрибут любого мероприятия. Если речь идет о празднике, то обязателен банкетный стол. Это может быть один большой стол, если гостей не так уж и много, или несколько достаточно крупных, чтобы рассадить всех группами. Материал исполнения и форма могут быть любыми – много полезной информации вы найдете в нашей статье о выборе обеденного стола. Естественно, от домашнего варианта банкетный стол будет отличаться размерами. На каждого гостя отводят ширину порядка 60-80 см. Зная это, нетрудно прикинуть габариты требуемой модели. Помните, что между столами должно быть расстояние около 1,5-2 м для удобного перемещения гостей.

Для мероприятий, проводимых в помещении, лучше брать стол из дерева или его аналогов (ДСП, МДФ). Такие изделия отлично выглядят и отличаются высокой прочностью. На открытом воздухе можно использовать более легкие металлические и пластиковые изделия, а также все те же деревянные. Ножки должны быть достаточно широкими, чтобы изделие под тяжестью приборов и блюд не углублялось в грунт. Рассмотрите также складные варианты – они намного проще в обращении.

Кроме банкетных столов, вам могут понадобиться вспомогательные столы, которые используют официанты. Свадьба не обойдется без стола для торта и отдельного стола для молодых. Праздник на природе отлично дополнят столы для фуршета, а на выставке понадобится лаконичный стол для переговоров с клиентами. Необычные столы могут понадобиться на тематических фотоссесиях.

Какая еще мебель нужна для мероприятия?

Столы и стулья – это основа основ. Для некоторых событий хватит и этого базового набора, для других же придется подыскивать дополнительную мебель. Что это может быть? Итак:

• кресла – отличный вариант выделить места молодоженов на свадьбе или именинника на юбилее, оформить фотозону. В аренду можно взять очень необычные кресла, которые, естественно, не имеет смысла покупать – они понадобятся буквально на один раз, зато мероприятие заиграет нужными красками;
• лавки – в основном, используются для оформления фотозоны, но могут быть и иные варианты. Это красивые деревянные или металлические изделия, которые могут быть дополнительно украшены цветами или декоративными подушками;
• диваны – понадобятся и на деловом событии, и на празднике. Кожаный он будет или текстильный, зависит от характера мероприятия;
• витрины – обязательный атрибут на выставке. Если вы собираетесь на подобное мероприятие впервые или бываете на них эпизодически, то проще брать витрину в аренду и потратить буквально пять минут на ее оформление в духе компании;
• барная стойка понадобиться практически на любом мероприятии. В аренду можно взять настолько необычные и фантазийные изделия, что ваше событие точно запомнится гостям;
• стойки для цветов и арки – без них и свадьба не свадьба. Стойки с цветами украсят и любой другой праздник, а поставить их можно на пол или на стол;
• ширмы в последнее время стали чуть ли не обязательным атрибутом праздников. С их помощью очень легко создать нужное настроение. Ширма может стоять позади молодых, быть украшена цветами и инициалами пары. Ширму можно использовать для оформления фотозоны. Она подойдет для декора фуршетной зоны. Сдаются настолько разнообразные по дизайну, стилю и размеру изделия, что найти подходящий вариант в сможете в лёгкую.

Чтобы не было никаких взаимных претензий с арендодателем необходимо подписать Договор аренды и Акт приема-передачи. Очень желательно осмотреть мебель на предмет дефектов, чтобы потом вас не обвинили в том, чего вы не делали. На сервисах аренды, один из которых был упомянут выше, все это происходит проще – в электронном виде, посредством нажатия кнопок.